Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest ELKARDIA sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Rotmistrza Witolda Pileckiego 23/20, 20-091 Lublin, KRS 0000945384, NIP 7123429164, REGON 520908079, BDO 000558421, nr księgi rejestrowej podmiotu leczniczego 000000249308, dalej „Administrator” lub „Elkardia”.

Kontakt z Administratorem: tel. 81 565 70 75, e-mail: rejestracja@elkardia.pl. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: rodo@elkardia.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

2. Zakres Polityki

Polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych przez Elkardię w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, prowadzeniem dokumentacji medycznej, rejestracją pacjentów, rozliczeniami, kontaktem z pacjentami, funkcjonowaniem serwisu elkardia.pl, rekrutacją oraz współpracą z personelem i kontrahentami.

Obejmuje w szczególności dane pacjentów, przedstawicieli ustawowych, osób upoważnionych, osób rejestrujących pacjenta, użytkowników elkardia.pl, osób kontaktujących się przez formularze i czat, odbiorców newslettera, kandydatów do pracy, lekarzy, pracowników, współpracowników oraz osób znajdujących się na obszarze objętym monitoringiem.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od celu Elkardia przetwarza m.in. dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia), dane kontaktowe (telefon, e-mail, adres), dane przedstawiciela ustawowego i osób upoważnionych, dane rozliczeniowe i fakturowe oraz dane dotyczące zdrowia, w tym wywiad, objawy, rozpoznania, informacje o lekach, wyniki badań, skierowania i dokumentację przekazaną przez pacjenta.

W związku z korzystaniem z elkardia.pl przetwarzane są także dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, źródło wejścia, aktywność w serwisie oraz identyfikatory zapisywane przez cookies i podobne technologie.

4. Dane dotyczące zdrowia i świadczenia medyczne

Dane dotyczące zdrowia są przetwarzane w zakresie niezbędnym do profilaktyki zdrowotnej, diagnostyki, udzielania świadczeń zdrowotnych, organizacji leczenia, wykonywania i opisywania badań, zapewnienia ciągłości opieki oraz prowadzenia dokumentacji medycznej. Podstawą jest w szczególności art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z przepisami regulującymi działalność leczniczą i dokumentację medyczną.

Elkardia udziela świadczeń prywatnych i nie posiada kontraktu z NFZ.

5. Rejestracja pacjentów i system MEDICUS

Rejestracja odbywa się osobiście, telefonicznie, pocztą elektroniczną, przez osobę działającą w imieniu pacjenta oraz za pośrednictwem rejestracji internetowej. Dane są wykorzystywane do identyfikacji pacjenta, utworzenia lub odnalezienia kartoteki, ustalenia świadczenia i terminu oraz kontaktu dotyczącego wizyty.

Elkardia prowadzi elektroniczną dokumentację medyczną w systemie MEDICUS firmy INFOTEL SOFTWARE sp. z o.o., ul. Rybacka 7, 53-656 Wrocław. System jest wykorzystywany m.in. do kartotek pacjentów, dokumentacji medycznej, organizacji wizyt, rozliczeń, faktur, rejestracji internetowej i wiadomości SMS. Elkardia przechowuje również dokumentację papierową, m.in. zgody, upoważnienia, skierowania, wyniki i dokumenty przekazane przez pacjenta.

Dane z internetowego Terminarza są przechowywane do momentu automatycznego odczytania i przekazania do systemu zarządzania placówką, a jeżeli nie zostaną odczytane – maksymalnie do dezaktualizacji terminu wizyty, którego dotyczyła rezerwacja.

5a. Dane pacjentów małoletnich

Elkardia udziela świadczeń zdrowotnych, w tym w zakresie kardiologii dziecięcej, również pacjentom małoletnim.

W przypadku pacjenta małoletniego rejestracji, wyrażenia wymaganych zgód oraz akceptacji regulaminów dokonuje rodzic lub inny przedstawiciel ustawowy albo opiekun faktyczny działający w imieniu dziecka, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi praw pacjenta.

Serwis elkardia.pl nie jest kierowany bezpośrednio do dzieci jako samodzielnych użytkowników i nie przewiduje samodzielnego wyrażania przez osoby małoletnie poniżej 16. roku życia zgód marketingowych ani zgód na cookies wymagające zgody.

Dane dotyczące zdrowia pacjenta małoletniego podlegają tym samym zasadom bezpieczeństwa oraz okresom przechowywania dokumentacji medycznej, co dane pacjentów dorosłych, zgodnie z tabelą w pkt 7.

6. Wiadomości SMS

Elkardia wykorzystuje dane kontaktowe do wysyłania wiadomości związanych z konkretną wizytą lub świadczeniem, w szczególności przypomnień, informacji o zmianie terminu i informacji organizacyjnych. Wiadomości są wysyłane z wykorzystaniem funkcjonalności systemu MEDICUS. Wiadomości organizacyjne dotyczące świadczenia nie stanowią zgody na marketing.

7. Okres przechowywania dokumentacji medycznej

Po upływie właściwego okresu dokumentacja jest niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych dla dokumentacji archiwalnej oraz możliwości wydania dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia osobie uprawnionej.

8. Diagnostyka laboratoryjna

Elkardia współpracuje z Diagnostyka S.A. Materiał biologiczny jest pobierany w Elkardii i przekazywany do laboratorium, a w sytuacjach, gdy pobranie nie jest wykonywane na miejscu, pacjent może zostać skierowany do punktu Diagnostyki. Przetwarzane są dane identyfikacyjne, informacje dotyczące zlecenia, dane medyczne niezbędne do wykonania badania, materiał biologiczny i wyniki badań.

9. Partnerzy medyczni i ubezpieczeniowi

Elkardia realizuje świadczenia dla osób korzystających z pakietów lub świadczeń organizowanych albo finansowanych przez POLMED, Unimedi, Świat Zdrowia, Saneo i Generali Zdrowie. W ramach współpracy Elkardia sprawdza uprawnienie pacjenta, uzyskuje wymaganą autoryzację, wykonuje świadczenie i przekazuje dane niezbędne do jego rozliczenia. Partnerzy mogą działać jako odrębni administratorzy danych w zakresie własnych obowiązków.

10.Płatności

W placówce płatności są przyjmowane gotówką, kartą płatniczą, BLIK-iem oraz przelewem. Terminal płatniczy obsługuje PayTel S.A. Operator otrzymuje dane transakcyjne w zakresie koniecznym do autoryzacji, wykonania i rozliczenia płatności. Elkardia nie otrzymuje pełnego numeru karty ani kodu zabezpieczającego karty.

11.Faktury, podatki i KSeF

Faktury są wystawiane w systemie MEDICUS. Faktury objęte obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są przekazywane do KSeF. Dane księgowe i fakturowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dokumenty związane z rozliczeniem podatku są przechowywane co najmniej do upływu terminu przedawnienia właściwego zobowiązania podatkowego. Co do zasady oznacza to 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; w przypadkach przewidzianych prawem bieg tego terminu może zostać zawieszony albo przerwany.

Faktury przesłane do KSeF są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jeżeli ten okres upłynie przed terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego, faktura jest przechowywana poza KSeF do upływu terminu przedawnienia.

12. Księgowość – Biuro Rachunkowe Margos

Obsługę księgową Elkardii prowadzi BIURO RACHUNKOWE MARGOS sp. z o.o., ul. Garbarska 16, 20-340 Lublin, NIP 9462712567, KRS 0000939313, REGON 520680653. Biuro otrzymuje dane zawarte w dokumentach księgowych, rachunkowych, podatkowych i rozliczeniowych w zakresie niezbędnym do realizacji obsługi księgowej.

Okresy pięcioletnie wynikające z ustawy o rachunkowości oblicza się co do zasady od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Jeżeli dokument jest potrzebny do celów podatkowych, nie jest niszczony przed upływem właściwego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

13. Nagrywanie rozmów telefonicznych

Rozmowy telefoniczne z rejestracją Elkardii są nagrywane. Przed rozpoczęciem rozmowy osoba dzwoniąca otrzymuje informację o nagrywaniu. Nagrania służą prawidłowej obsłudze zgłoszeń, weryfikacji ustaleń, zapewnieniu jakości obsługi, wyjaśnianiu reklamacji i rozbieżności oraz zabezpieczeniu dowodów.

Nagrania są przechowywane przez 3 miesiące. Jeżeli przed upływem tego okresu konkretne nagranie zostanie zabezpieczone jako dowód w reklamacji, sporze lub postępowaniu, może być przechowywane do zakończenia sprawy i przez okres niezbędny do zabezpieczenia związanych z nią roszczeń.

14. Monitoring wizyjny

Monitoring obejmuje korytarze placówki oraz parking. Rejestrowany jest wyłącznie obraz, bez dźwięku. Monitoring służy bezpieczeństwu pacjentów i personelu oraz ochronie osób i mienia. Nagrania są przechowywane przez 1 miesiąc od dnia nagrania. Jeżeli nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu, może zostać zabezpieczone na okres niezbędny do zakończenia sprawy. Obszary monitorowane są oznaczone.

15. Wi-Fi dla pacjentów

Elkardia udostępnia pacjentom sieć Wi-Fi zabezpieczoną hasłem. Korzystanie z Wi-Fi nie wymaga podania imienia, nazwiska, adresu e-mail ani numeru telefonu. Dane związane z korzystaniem z Wi-Fi nie są wykorzystywane przez Elkardię do profilowania ani marketingu pacjentów.

16. Formularz „Oddzwonimy”

Na elkardia.pl działa formularz umożliwiający pozostawienie numeru telefonu w celu wykonania kontaktu zwrotnego. Podanie numeru jest dobrowolne, ale konieczne do wykonania połączenia. Numer podany w tym formularzu nie jest z samego faktu jego podania wykorzystywany do marketingu.

17. Formularz konsultacji elektrofizjologicznej / ablacji

Formularz obejmuje m.in. informacje o rodzaju arytmii, wcześniejszej ablacji, posiadaniu EKG z zapisem arytmii, preferowanym lekarzu oraz dane kontaktowe. Informacje o arytmii i leczeniu są danymi dotyczącymi zdrowia. Są przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia, kontaktu z pacjentem, ustalenia odpowiedniego rodzaju konsultacji i przygotowania procesu udzielenia świadczenia na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO.

Jeżeli zgłoszenie prowadzi do udzielenia świadczenia i dane stają się częścią dokumentacji medycznej, są przechowywane przez właściwy dla dokumentacji medycznej okres. Jeżeli do świadczenia nie dochodzi, dane są przechowywane przez czas niezbędny do obsługi zgłoszenia oraz – w zakresie niezbędnym – do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

18. Tidio – czat internetowy

Elkardia korzysta z Tidio do obsługi czatu na elkardia.pl. Użytkownik może przekazać m.in. imię, numer telefonu, adres e-mail i treść wiadomości. Dane są wykorzystywane do udzielenia odpowiedzi i obsługi zgłoszenia. Użytkownik nie powinien przesyłać przez zwykły czat dokumentacji medycznej ani szczegółowych wyników badań, jeżeli nie jest to konieczne do obsługi sprawy.

19.Newsletter – Mailchimp

Elkardia korzysta z Mailchimp do obsługi newslettera zawierającego aktualności, treści edukacyjne, informacje o usługach oraz treści promocyjne i marketingowe. Wysyłka marketingowa odbywa się po uzyskaniu wymaganej zgody. Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a korzystanie z komunikacji elektronicznej do marketingu odbywa się z uwzględnieniem art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.

Dane wykorzystywane do wysyłki newslettera są przechowywane do rezygnacji lub wycofania zgody. Ograniczony zakres informacji o udzielonej zgodzie może zostać zachowany w celu wykazania zgodności działań z prawem i obrony przed roszczeniami.

20. Google Analytics i Google Ads

Elkardia korzysta z Google Analytics do analizy sposobu korzystania z elkardia.pl oraz z Google Ads do prowadzenia kampanii i pomiaru ich skuteczności. Technologie analityczne i marketingowe, które wymagają zgody, powinny być uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu. Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Elkardia nie wykorzystuje dokumentacji medycznej ani danych dotyczących zdrowia do kierowania reklam.

21. Meta Pixel, Facebook i Instagram

Elkardia korzysta z Meta Pixel oraz prowadzi profile w serwisach Facebook i Instagram. Meta Pixel służy do pomiaru skuteczności kampanii, analizy działań użytkowników i statystyk marketingowych. Technologie wymagające zgody powinny być uruchamiane po jej uzyskaniu. Elkardia nie przekazuje dokumentacji medycznej ani danych dotyczących zdrowia do Meta w celu profilowania reklamowego.

22. Google Maps i YouTube

Na elkardia.pl znajdują się osadzone elementy Google Maps i YouTube. Załadowanie takich treści może powodować komunikację urządzenia użytkownika z infrastrukturą dostawcy. Technologie wymagające zgody powinny być uruchamiane zgodnie z wyborem użytkownika dokonanym w panelu zarządzania zgodami.

23. Hosting i infrastruktura strony

Serwis elkardia.pl jest utrzymywany na infrastrukturze STATNET. Dostawca hostingu może mieć techniczny dostęp do danych w zakresie koniecznym do utrzymania strony, zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi awarii, wsparcia technicznego i wykonywania kopii zapasowych.

24. Rekrutacja

Kandydaci przesyłają dokumenty rekrutacyjne na adres praca@elkardia.pl. Dane wymagane przepisami prawa pracy są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a dane dodatkowe dobrowolnie podane przez kandydata – na właściwej podstawie, w tym na podstawie zgody, jeżeli jest wymagana. Przy współpracy cywilnoprawnej dane niezbędne do działań przed zawarciem umowy mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane z bieżącej rekrutacji są przechowywane przez okres jej prowadzenia, a następnie w zakresie koniecznym do zabezpieczenia roszczeń. Dane do przyszłych rekrutacji są przechowywane tylko po uzyskaniu odrębnej zgody i przez okres wskazany przy jej udzielaniu albo do wcześniejszego wycofania zgody.

25. Dane lekarzy i współpracowników

Na elkardia.pl publikowane są informacje zawodowe personelu, m.in. imię i nazwisko, tytuł zawodowy lub naukowy, specjalizacja, kwalifikacje, informacje dotyczące przyjęć oraz zdjęcie. Zdjęcia są przekazywane przez zainteresowane osoby albo wykonywane na potrzeby Elkardii. Elkardia nie publikuje zdjęć ani nagrań pacjentów w celach promocyjnych lub marketingowych.

26. Odbiorcy danych

W zależności od procesu odbiorcami danych są w szczególności: upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora; lekarze i inny personel medyczny; podmioty lecznicze uczestniczące w zapewnieniu ciągłości świadczeń; INFOTEL SOFTWARE sp. z o.o.; Diagnostyka S.A.; POLMED, Unimedi, Świat Zdrowia, Saneo i Generali Zdrowie; PayTel S.A.; BIURO RACHUNKOWE MARGOS sp. z o.o.; STATNET; Tidio; Mailchimp/Intuit; Google; Meta Platforms; podmioty świadczące usługi prawne, informatyczne i doradcze; organy publiczne oraz KSeF w zakresie objętych nim faktur.

Nie każdy odbiorca działa jako podmiot przetwarzający na zlecenie Elkardii. Część odbiorców – np. inne podmioty lecznicze, laboratoria, operatorzy płatności, partnerzy medyczni lub organy publiczne – może działać jako odrębny administrator danych w zakresie wynikającym z własnych obowiązków i podstaw prawnych.

27. Dane otrzymywane od innych osób

Elkardia może otrzymać dane pacjenta m.in. od przedstawiciela ustawowego, osoby rejestrującej pacjenta, osoby upoważnionej, lekarza, innego podmiotu leczniczego, laboratorium, partnera medycznego lub ubezpieczyciela. W takim przypadku obowiązek informacyjny jest realizowany zgodnie z art. 14 RODO, z uwzględnieniem przewidzianych w RODO wyjątków.

28. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z niektórych usług zewnętrznych, w szczególności Google, Meta i Mailchimp, może wiązać się z dostępem do danych lub ich przekazywaniem poza Europejski Obszar Gospodarczy. Transfer odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, odpowiednich dla konkretnego odbiorcy, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

29. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie wynikającym z RODO osobie przysługuje prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia danych, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody – zależnie od podstawy i charakteru danego przetwarzania.

Prawo do usunięcia danych nie oznacza prawa do usunięcia dokumentacji medycznej, dokumentacji księgowej ani innych danych, które Administrator ma obowiązek przechowywać na podstawie prawa. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

30. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z RODO, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

31. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Elkardia nie podejmuje wobec pacjentów decyzji dotyczących leczenia lub udzielania świadczeń wyłącznie w sposób zautomatyzowany, jeżeli decyzja wywoływałaby skutki prawne lub w podobnie istotny sposób wpływała na pacjenta. Dane dotyczące zdrowia i dokumentacja medyczna nie są wykorzystywane do profilowania reklamowego.

32. Cookies i podobne technologie

Serwis elkardia.pl wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie związane z funkcjonowaniem strony oraz – po uzyskaniu właściwej zgody – z analityką, funkcjonalnościami zewnętrznymi i marketingiem. Technologie ściśle niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika mogą działać bez zgody w zakresie dopuszczonym przez Prawo komunikacji elektronicznej. Pozostałe technologie wymagające zgody powinny być uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu.

Użytkownik może zarządzać zgodami za pomocą mechanizmu dostępnego w serwisie. Odmowa zgody na technologie analityczne lub marketingowe nie wpływa na możliwość korzystania ze świadczeń zdrowotnych Elkardii.

33. Cookies elkardia.pl

34. Marketing elektroniczny

Marketing bezpośredni przy użyciu środków komunikacji elektronicznej jest prowadzony po uzyskaniu wymaganej uprzedniej zgody. Zgoda jest dobrowolna, nie jest warunkiem skorzystania ze świadczenia zdrowotnego i może zostać wycofana w każdym czasie.

35. Bezpieczeństwo danych

Elkardia stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka, w szczególności ograniczenie dostępu do osób upoważnionych, obowiązek poufności, zarządzanie uprawnieniami do systemów oraz środki chroniące przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą, utratą lub zniszczeniem danych.

36. Zmiany Polityki

Polityka jest aktualizowana w przypadku zmian przepisów, sposobów przetwarzania danych, systemów, dostawców, funkcjonalności elkardia.pl lub organizacji procesów w Elkardii. Aktualna wersja jest publikowana na elkardia.pl.